Документы, необходимые для открытия Ателье по пошиву одежды

Если однажды вы проснулись с мыслью «ателье по пошиву одежды — какая отличная бизнес-идея», второй помысел, наверняка, будет о том, как открыться и сделать правильно. В этой статье мы расскажем о документальном оформлении ателье. О том, какой пакет документов потребуется к открытию предприятия.

Юридические документы

Ателье по пошиву одежды можно открыть как Общество с ограниченной ответственностью (далее ООО/Общество) или работать в качестве индивидуального предпринимателя (далее, ИП). Открыться как ИП проще и дешевле. Единственный недостаток такой формы собственности — полная материальная ответственность предпринимателя (ИП отвечает своим имуществом, в то время как ООО только уставным капиталом) в случае нарушения налогового законодательства предпринимателем (директором ателье).

Для регистрации бизнеса в ФНС нужно написать заявление в установленной форме. Физическое лицо заполняет заявление по ф. Р21001, для юридического лица предусмотрена измененная форма — Р11001.

К заявлению прилагается комплект документов:

• копия паспорта ИП/учредителей Общества;
• квитанция об уплате госпошлины за регистрационные мероприятия;
• ИНН предпринимателя/Уставные документы Общества;
• гарантийное письмо владельца помещения (если не вы собственник) о предоставлении компании юридического адреса (для ИП не нужно!) или договор аренды.

В связи с последним пунктом рекомендуем начинать сбор документов с заключения арендного соглашения или приобретения прав на помещение другим способом (покупка/дарение).

Договор аренды определяет объем ваших прав и обязанностей касательно помещения. Для вас будет проще, если по арендному соглашению за противопожарную и санитарную безопасность в арендуемом помещении отвечать будет собственник. Тогда вам потребуется менее объемный пакет документов.

Для законной работы ателье вам потребуется:

1. Разрешение на размещение ателье по пошиву одежды в выбранном помещении. Разрешение на работу или лицензия не требуется. Но нужно обязательно подготовить Программу производственного контроля (ППК). И отправить в Роспотребнадзор уведомление о начале деятельности.
2. Санитарно-эпидемиологическое заключение СЭС (местного отделения Роспотребнадзора) о соответствии помещения санитарным нормативам.
3. Декларация по ППБ. Документ направляется в ГПИ перед началом деятельности. Декларация носит уведомительный характер и не требует утверждения или заверения.

Заключение от ГПИ (Госпожинспекции) для открытия ателье по пошиву одежды тоже не нужно. Однако помещение ателье должно соответствовать требованиям ГПИ к объектам коммунально-бытового обслуживания населения.

Перед началом деятельности нужно заключить обязательный комплект договоров:

1. На установку и обслуживание системы оповещения о пожаре (копия лицензии организации, проводящей работы, хранится в папке с договорами).
2. На установку, обслуживание и дезинфекцию системы вентиляции (копия лицензии организации, проводящей работы, хранится в папке с договорами).
3. На вывоз ТБО.
4. На вывоз и утилизацию ртутных ламп.
5. На мероприятия по борьбе с насекомыми, грызунами и бактериальным загрязнением в помещении (на дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию).
6. На оказание услуг коммунальными службами (если по договору аренды это не является обязанностью арендодателя).
7. На слив сточных вод (если по договору аренды это не является обязанностью арендодателя).
8. На поставку швейного оборудования и материалов.
9. На химчистку мягкого инвентаря и рабочей одежды швей и закройщиков, если она у вас будет.

Один из часто задаваемых вопросов: нужна ли медицинская книжка швее, дизайнеру, закройщику? Нет, для проведения работ по пошиву одежды этот документ не требуется.

Если вы арендуете помещение ателье в торговом центре, заключение большинства договоров останется ответственностью руководства ТЦ и посещаемость у вас будет немаленькой. Но и аренда стоимость аренды будет высокой.

Бухгалтерские документы

К бухгалтерским документам относят:

• отчеты и другие документы по работе с налоговой службой;
• документы, подтверждающие законность закупки оборудования и материалов для ателье (сертификаты, счета, накладные);
• документы, подтверждающие правильность выбора материалов для ремонта помещения и законность покупки (сертификаты, счета, накладные);
• документы по работе с клиентами (заявки, чеки).

Если вы зарегистрировали предприятие, но ремонт и обустройство ателье по пошиву одежды затянулся на 2-3 месяца, не забывайте сдавать в ФНС нулевые отчеты.

Для закупки материалов и оборудования имеет смысл открыть расчетный счет.

Для этого предпринимателю (для ООО заведующему/директору ателье) нужно лично обратиться в банк:

• с заявлением;
• с паспортом;
• с основным регистрационным номером государственного уровня (ОГРН/ОГРНИП);
• с выпиской из управления статистики;
• с выпиской из единого госреестра (ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
• с приказом на назначение директора или заведующего первым лицом ателье (для предпринимателя не нужно!).

Для получения кодов статистики нужно обратиться в управления Статистикой с комплектом документов:

• документом, подтверждающим личность владельца ателье;
• выпиской из единого госреестра (ЕГРЮЛ/ЕГРИП)
• регистрационным номером государственного уровня (ОГРН/ОГРНИП);
• свидетельством о постановке на налоговый учет ателье, как бизнеса.

Предприниматели, если они не платят единый налог на вмененный доход или не рассчитываются с государством по патентной системе, должны купить кассовый аппарат (ККМ). С 2019 года требуется приобретать онлайн-кассу.

Но недостаточно просто купить ККМ, помимо этого нужно:

• заключить договор на обслуживание чипа, содержащего финансовую базу кассы;
• подключить интернет;
• поставить онлайн-кассу на учет в налоговой службе.

Если вы открываете ателье по пошиву одежды, как Общество, ККМ берется на баланс предприятия. При наличии кассы следует приобрести журнал кассира-операциониста.

Прочие документы

Как и любое предприятие по обслуживанию население, в ателье должен быть укомплектован Уголок потребителя. Это стенд или полка, расположенная в доступном клиенту месте, с полезной для клиента информацией.

В Уголок потребителя включен следующий набор документов:

1. Книга отзывов и предложений. Книга нумеруется, шнуруется и скрепляется мастичной печатью. На первый лист книги выносится информация о владельце ателье (ФИО и контактные данные предпринимателя) или заведующего (ФИО и телефон первого руководителя), инструкция по заполнению книги, и контактные данные структур, контролирующих деятельность пошивочного ателье. В некоторых регионах и городах (например, в Москве) эту книгу нужно еще и зарегистрировать в местной управе.
2. Налоговый номер предпринимателя, регистрационные сведения Общества.
3. Уставные документы Общества (для индивидуального предпринимателя не требуется).
4. Имеющиеся сертификаты и лицензии.
5. Закон о защите потребительских прав.
6. Правила торговли (если такая деятельность в ателье предусмотрена).
7. Перечень предоставляемых ателье по пошиву одежды услуг с их стоимостью (прайс).
8. Название и график работы ателье.
9. Информацию о структурах, контролирующих работу пошивочного ателье с телефонами и адресами.

Если вы планируете нанимать персонал, как минимум, вам нужно будет:

• издавать приказы о перемещении сотрудников (прием, увольнение, перевод на другую должность);
• вести табель учета рабочего времени;
• вносить информацию в журнал учета движения трудовых книжек с вкладышами;
• оформить нормативный документ, описывающий кадровую структуру ателье (штатное расписание);
• заключить с сотрудниками договор о материальной ответственности (этот документ необязателен и сотрудник может отказаться его подписывать, но можно заключить договор о бригадной материальной ответственности с персоналом ателье);
• вести график выходов и составлять график отпусков сотрудников;
• требовать квалификационные документы работников и подшивать копии к личному делу каждого нанятого сотрудника (документы может проверить Роспотребнадзор);
• вести личные карточки работников.

Во избежание штрафов в ателье пошива одежды должны иметься инструкции, приказы, распоряжения, проводиться инструктажи и вестись журналы, помогающие поддержанию санитарного и противопожарного режимов.

Документы для СЭС (Роспотребнадзора)

Документы для ГПИ, отдела по охране труда

Журнал учета дезинфектантов

Планы эвакуации (если в помещении ателье будет одновременно 10 человек и более)/ С ростом ателье при нахождении в помещении от 50 человек потребуется инструкция по поведению работников ателье при пожаре.

Подготовить инструкции по ППБ (противопожарной безопасности).

Журнал расхода приготовленных растворов

Инструкции по ППБ (противопожарной безопасности).

Правила ППБ (копия)

Журналы инструктажей по противопожарной безопасности, технике безопасности и охране труда

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

План-график проведения генеральных уборок

Журнал учета средств тушения пожара и поверок огнетушителей

Закон о ПБ №69 от 21.12.94 (копия)

Приказ о назначении лица, ответственного за пожарную безопасность в ателье (для ООО), для ИП этим лицом является сам предприниматель.

Журнал регистрации проверок. Этот журнал нужен не столько проверяющим, сколько собственнику или руководителю ателье пошива одежды, так как в нем инспектора должны сделать отметку о посещении вашего предприятия.

Все журналы нумеруют, шнуруют и скрепляют мастичной печатью, указывая количество прошнурованных листов. Можно подготовить требуемую документацию самостоятельно, а можно заказать готовый пакет обязательных журналов, приказов, инструкций, распоряжений.

При открытии ателье пошива одежды уточняйте список требуемой документации инспекторов. Для отдельных регионов и городов он может быть шире.

Как сшивать документы

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
• ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

• штатное расписание;
• приказы личного и общего состава;
• накладные;
• счета — фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• авансовые отчеты;
• путевые листы;
• ведомости по заработной плате;
• другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

• классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
• с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
• посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
• с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

• иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
• плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
• обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
• бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
• канцелярский клей;
• ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

• систематизации документов;
• нумерации;
• сшивания документации в одну папку;
• заполнения описи;
• оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

• 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
• 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
• 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
• 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
• 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
• 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.