Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Содержание

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

• Кадровые постановления.
• Бухгалтерская отчетность.
• Архивная документация.
• Другие документы.

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Инструменты и подготовительная работа

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

• Иголка и шило.
• Дырокол.
• Нитки или тесьма.
• Файл сшивки.
• Ножницы.
• Канцелярский клей.

После подготовки всех инструментов нужно:

1. Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
3. Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Заключение

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

Сшиваем документы правильно!

В трудовом законодательстве нет установленных регламентов или правил для сшивания документации с помощью ниток. Соответствующие рекомендации можно обнаружить только в Приказе Росархива под номером 76, изданном в декабре 2009 года, а также в специальном ГОСТе Р 51141-98.

Эти правила достаточно простые, но их соблюдение необходимо для избегания возможных проблем у сотрудников кадрового отдела и архива предприятий, учреждений и организаций.

Для чего необходимо сшивать документы?

Потребность прошивки документации связана с необходимостью размещения бумаг в архивах. Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив.

Подобное хранение требуется для всех документов, содержащих несколько оформленных страниц. Это:

• договоры и их копии;
• финансовая документация;
• отчёты в различные страховые фонды и налоговую инспекцию.

Прошивка позволяет избежать случайной потери ценных бумаг, а также облегчает поиск документов для сотрудников архива или кадрового отдела. Иногда документы необходимо предъявить проверяющим органам или сделать их копии.

Чем прошивают?

Сшить многостраничную документацию можно вручную, используя толстую иглу и нити либо с помощью специального станка.

Для работы потребуется:

• канцелярский клей;
• игла большого диаметра и длины (для удобства работы);
• острое шило для прокалывания отверстий (бумага потом не сминается при прошивке);
• толстые нити, легко входящие в игольное ушко (можно брать хлопчатобумажные, чтобы предотвратить развязывание узлов, но чаще используют капрон или лавсановые ленты);
• чистый лист бумаги.

Техника прошивки

Существует два удобных и самых распространённых метода сшивания вручную:

• через три прокола (отверстия);
• через четыре прокола (отверстия).

Через три прокола

Прошивка с тремя отверстиями выполняется следующим образом:

1. По краю документа выполняется три прокола с помощью шила. Расстояние между ними не должно превышать 3-5 сантиметров.
2. Игла с ниткой вводится через один прокол с тыльной стороны документа, при этом часть нити оставляется для последующего крепления (не больше 7-10 см).
3. Затем игла пропускается через соседнее лицевое отверстие.
4. После чего инструмент выводится в пока ещё свободное отверстие с тыльной стороны.
5. На последнем этапе игла вводится в отверстие, расположенное посередине (с него начиналась работа по сшиванию).
6. Оба свободных конца нити крепко связываются с тыльной стороны бумаг. А чтобы избежать случайного развязывания край нитей закрепляется с помощью вырезанного из чистой бумаги квадрата и канцелярского клея. Излишки клея удаляются после прижимания квадрата с помощью бумажной салфетки.

Этот инструмент делает всего два прокола, но техника сшивания остаётся прежней. Нить вводится с тыльной стороны, затем пропускается вниз (крепление можно повторить два или три раза). После чего концы связываются на тыльной стороне, обрезаются и закрепляются с помощью клея квадратом из бумаги.

Через четыре прокола

Если документ достаточно объёмный и включает в себя много листков, для надёжности крепления используется прокол с четырьмя отверстиями.

Для его выполнения производится следующая последовательность действий:

• С помощью шила делается разметка (выполняется четыре прокола). Расстояние между ними выдерживается в 3-5 сантиметров.
• Игла вводится в одно из вторых отверстий с тыльной стороны, а затем выводится вниз через соседнее, пока ещё свободное, первое с краю отверстие.
• После чего нить повторно пропускается через среднее отверстие, а затем выводится на лицевую сторону через третье отверстие (одно из расположенных посередине).
• Затем игла вводится в крайнее свободное отверстие и выводится на тыльную сторону через прошитое на предыдущем этапе среднее отверстие.
• Свободные концы нитей связываются и обрезаются. Крепление выполняется с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Наглядно увидеть, как правильно сшивать документы, можно на видео:

Также можно использовать для сшива две иглы:

• Нить или шпагат одновременно вводится в средние отверстия, после чего концы вкладываются в игольные ушки двух игл.
• Действия выполняются симметрично для каждой иглы! С тыльной стороны каждая из нитей выводится на лицевую сторону документа через крайние свободные отверстия.
• Затем нити пропускаются через средние отверстия, до этого прошитые иглой.
• Свободные концы нитей связываются посередине на тыльной стороне. Их концы обрезаются и закрепляются при помощи клея квадратом, вырезанным из чистой бумаги.

Также отверстия можно выполнить с помощью дырокола, а дли сшивания применить тонкую капроновую ленту (тесьму или шпагат). При этом от края листа необходимо отступить на 1,5-2 сантиметра, оставляя свободное поле.

Шов выполняется на левой стороне документа симметрично и строго вертикально!

Использование станков

Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину. Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).

Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию. Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.

Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.

Важные нюансы

• Прошитую документацию рекомендуется заверить подписью руководителя (предпринимателя) и печатью организации или предприятия.
• Каждый из листов нумеруется вручную, а затем количество листов вносится в запись цифрами и прописью. Например: «Прошито, пронумеровано и скреплено подписью 18 (восемнадцать) листов».
• При этом часть подписи уполномоченного лица располагается на документе, а часть на приклеенном листе с информацией по заверению. То же правило касается и наложения мокрой печати организации или предприятия.
• Для заверительной подписи используется только специальная папиросная бумага, которая позволяет видеть неповреждённый узел крепления!
• Прошивка доверяется исключительно лицам, имеющим на это должностные полномочия, закреплённые за ними в специальной инструкции.

Поддельный больничный лист — не стоит даже пробовать! Уголовное преследование может закончится для вас очень плачевно.

Узнайте больше о самой эффективной системе оплаты труда в нашем материале.

Если вам платят зарплату “в конверте” то наша статья, расположенная здесь, вам должна быть очень полезна!

Актуальность прошивки

По общепринятым правилам прошивке подвергается вся документация, которая передаётся в архив. Обычно на архивное хранение подаются документы годичного срока давности.

Также прошивка необходима при передаче документации в налоговую службу или Пенсионный фонд. Такая же аккуратность в хранении бумаг пригодится в случае визита представителей проверяющих органов или передаче документов в соответствующие органы для проверки.

Но в то же время налоговая служба в 2013 году разъяснила, что заявления и любые учредительные документы подлежат передаче без прошивания. Это единственное исключение из общих правил архивного хранения документов. Процедуре прошивания подвергаются все кадровые и бухгалтерские документы.

Следует отметить, что дела хранятся в архиве организаций, учреждений и предприятий определённый срок (например, личные дела сотрудников сохраняются в кадровом отделе в течение 75 лет). По истечении которого, документация передаётся в специальные архивные организации. Негосударственные организации и частные (коммерческие) предприятия для такого хранения заключают специальные договоры с Федеральной архивной службой. Для государственных учреждений и организаций такое хранение доступно по умолчанию.